PRACA ZDALNA

W okresie pandemii koronawirusa, celem zminimalizowania ryzyka zakażeń, wprowadzono do polskiego porządku prawnego nową formę wykonywania pracy – pracę zdalną. Zdawać by się mogło, iż było to rozwiązanie tymczasowe, stworzone na potrzeby trwającej pandemii, jednak nic bardziej mylnego. Forma świadczenia pracy zdalnej została przyjęta z tak dużym entuzjazmem w środowisku pracodawców i pracowników, że z tymczasowego rozwiązania prawnego stała się znaczącą instytucją polskiego prawa pracy.

 

Polski ustawodawca wyszedł zatem naprzeciw oczekiwaniom pracodawców oraz pracowników i wprowadził do Kodeksu pracy przepisy dotyczące pracy zdalnej (art. 67¹⁸ – art. 67³⁴), które zastąpiły przepisy związane z telepracą.

 

Praca zdalna to nowa forma wykonywania pracy, obowiązująca od 7 kwietnia 2023 r., która zrewolucjonizowała polski rynek pracy, zarówno z perspektywy pracodawcy jak i pracownika, dlatego w niniejszym artykule zamierzamy Państwu przybliżyć zasady wykonywania pracy zdalnej.

 

Praca zdalna może być całkowita lub hybrydowa tj. może polegać na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (np. pod adresem zamieszkania pracownika), przy czym to pracodawca każdorazowo wyraża zgodę na wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracownika. Praca zdalna świadczona jest przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. komputer).

 

Aby móc wykonywać pracę w formie zdalnej, pracodawca i pracownik ustalają tę formę pracy na etapie podpisywania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia – w formie zmiany warunków zatrudnienia, przy czym następuje to z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika, złożony w tradycyjnej formie papierowej bądź elektronicznej.

Uzgodnienie pracy zdalnej między stronami powinno obejmować m. in.:

– fakt wykonywania pracy zdalnej;

– ustalenie, czy będzie ona całkowita, czy częściowa;

– miejsce świadczenia pracy przez pracownika.

Niezależnie od powyższego, Pracodawca ma prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej w sytuacjach nadzwyczajnych np. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii,  czy też w okresie, w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe. W tym wypadku jednak, pracownik musi złożyć oświadczenie w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Co istotne, pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem, a obowiązkowo cofa przedmiotowe polecenie, jeśli pracownikowi zmieniły się warunki lokalowe i techniczne, które uniemożliwiają wykonywanie pracy zdalnej.

 

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu zawieranym między nim i zakładową organizacją związkową (ZOZ) lub w odpowiednim regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia wyżej wymienionego porozumienia oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – praca w tej formie może być zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika, lecz za zgodą pracodawcy, w ramach zawartego porozumienia.

Pracodawca ma jednak prawo takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej, jeżeli jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy.

W przepisach wskazano również, kto nie może świadczyć pracy w sposób zdalny, a są to osoby, które wykonują określone rodzaje prac, powszechnie uznane za niebezpiecznie.

 

Praca zdalna związana jest z licznymi korzyściami dla pracodawcy, przede wszystkim w postaci mniejszej ilości obowiązków, niż względem pracowników świadczących pracę w formie tradycyjnej. Pracodawca względem pracowników świadczących pracę zdalna jest zwolniony np. z  obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp (ten obowiązek spoczywa na pracowniku), obowiązku dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego czy obowiązku dotyczącego urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej.

Wszyscy pracownicy zdalni podlegają jednak szkoleniom okresowym bhp (z pewnymi wyjątkami przy pracy zdalnej okazjonalnej, o czym niżej).

Wprowadzając pracę zdalną, na pracodawcę zostały nałożone jednak dodatkowe obowiązki, związane np. z zapewnieniem pracownikom pracującym zdalnie materiały, sprzęt, ich instalację i serwis, jednakże pracodawca może zwolnić się z obowiązku ich zapewnienia – wypłacając pracownikowi  odpowiedniej wysokości ryczałt lub ekwiwalent.

 

Przepisy dotyczące pracy zdalnej uprawniają Pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej, jednak w godzinach pracy pracownika, po wcześniejszym uzgodnieniu z nim. Uprawnienia pracodawcy rozciągają się również na prowadzenie samodzielnych kontroli trzeźwości pracowników, których celem jest zapewnienie ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.

 

Pracodawca, który zatrudnił pracownika, gdzie w treści umowy o pracę jako warunek pracy wskazano „praca zdalna”, nie może dowolnie zmienić takiego warunku pracy. Dla dokonania takiej zmiany niezbędne byłoby uprzednie wypowiedzenie pracownikowi dotychczasowych warunków pracy i płacy.

 

Ponadto, Pracodawca, który zezwolił pracownikowi na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia, może wystąpić z wiążącym wnioskiem o jej zaprzestanie, skutkiem czego strony ustalają w porozumieniu termin powrotu do pracy w formie stacjonarnej (nie dłuższy niż 30 dni). Jeśli strony nie dojdą do porozumienia, pracownikowi przywracane są poprzednie warunki zatrudnienia dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej.

Powyższe okoliczności nie dotyczą pracowników wykonujących pracę zdalną na swój wniosek, który był wiążący dla pracodawcy, np. rodziców dzieci do lat 4. Oczywiście w tym przypadku zaprzestanie pracy zdalnej jest możliwe, gdy dalsza praca nie może mieć miejsca ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

 

Pracodawca może również umożliwić pracownikowi świadczenie pracy zdalnej w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym w formie tzw. „okazjonalnej pracy zdalnej”. Okazjonalna praca zdalna nie musi być uregulowana w przepisach wewnątrzzakładowych. Brak jest również obowiązku przekazania pracownikowi przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia.

Z uwagi na szczególny charakter okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca zwolniony jest z niektórych obowiązków przewidzianych do pracy zdalnej. Pracodawca nie ma obowiązku m.in. zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi do pracy zdalnej oraz zwolniony jest z obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej.

 

Podsumowując, przepisy kodeksu pracy nie wprowadzają na każdego pracodawcę obowiązku umożliwiania pracy zdalnej, albowiem zależy to od decyzji pracodawcy, jego potrzeb i możliwości, jak również sposobu wykonywania pracy przez pracownika.

Praca zdalna może być świadczona stale w tej formie lub częściowo – w połączniu z pracą stacjonarną. Jednak to pracodawca decyduje o tym jak zostanie zorganizowana praca zdalna w twojej firmie. Jako Kancelaria możemy pomóc w zorganizowaniu pracy zdalnej i przygotowaniu wszystkich potrzebnych do tego dokumentów.