Praca zdalna a koszty uzyskania przychodu

W 2023 roku, w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej jako: „Kodeks pracy”) pojawiła się definicja pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu Pracy, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Koszty uzyskania przychodu podatników będących pracownikami (tj. koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów) ustala się w inny sposób aniżeli ma to miejsce w przypadku przedsiębiorców. Ich wysokość została z góry ustalona przez ustawodawcę i zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako: „ustawa o PIT”), wynosi odpowiednio:

1. 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. W sytuacji kiedy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładcze koszty uzyskania przychodu nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy.
2. 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. W przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, koszty uzyskania przychodu nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy.

Nasuwa się pytanie, w jaki sposób wyliczyć koszty uzyskania przychodu pracownikowi wykonującemu swoją pracę zdalnie, nieuzyskującemu dodatku za rozłąkę, którego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy?

Temat ten był przedmiotem rozważań Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wskazał on w interpretacji indywidualnej z dnia 21 marca 2025 roku, znak: 0115-KDIT2.4011.30.2025.2.KC, że fakt wykonywania pracy zdalnej nie wyklucza możliwości przyjęcia zwiększonych kosztów uzyskania przychodów. W tym przypadku kluczowe jest miejsce, w którym znajduje się zakład pracy dla którego świadczy się pracę, a nie miejsce faktycznego jej wykonywania. Dlatego osobie pracującej zdalnie na rzecz zakładu pracy znajdującego poza miejscem jej stałego lub czasowego zamieszkania, będą przysługiwały tzw. podwyższone koszty uzyskania przychodów, tj. koszty kwotowe w wysokości 300 zł miesięcznie z każdego stosunku pracy, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł, wskazane w art. 22 ust. 2 pkt 3) ustawy o  PIT.

Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej to dobra wiadomość dla pracowników wykonujących pracę zdalną. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o podatkach lub innych formach wsparcia dla pracowników pracujących zdalnie, zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią. W ramach kompleksowej obsługi prawnej przedsiębiorców zajmujemy się m. in. Prawem podatkowym oraz Prawem pracy.