E-DORĘCZENIA – nowy obowiązek dla przedsiębiorców

Od 1 kwietnia 2025 r., na mocy ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, dla wielu podmiotów wprowadzono obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń. Obowiązek ten obejmuje również przedsiębiorców.

E-doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, działająca jak sieć elektronicznych skrzynek pocztowych, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, co ważne, ze skutkiem równoważnym prawnie, tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.

Celem wprowadzenia usługi e-Doręczeń, jest zastąpienie tradycyjnej, papierowej korespondencji urzędowej, a docelowo także korespondencji przesyłanej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego e-PUAP.

Działanie systemu E-doręczenia odbywa się za pośrednictwem platformy ePUAP, a także za pomocą systemu E-doręczeń, który jest platformą współpracującą z ePUAP. Korzystając z tego systemu, przedsiębiorcy mogą odbierać i wysyłać korespondencję urzędową bez konieczności odbierania jej osobiście lub przez tradycyjną pocztę.

Czym jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?
Na potrzeby e-doręczeń została utworzona baza adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. Zawiera ona katalogi danych dotyczące trzech kategorii podmiotów: publicznych, niepublicznych będących osobą fizyczną oraz niepublicznych niebędących osobą fizyczną. Dostęp do bazy adresów elektronicznych jest wyłącznie dla podmiotów korzystających z usług doręczeń elektronicznych.

Kiedy przedsiębiorca jest zobowiązany do posiadania adresu do E-doręczeń?
Kluczową kwestią dla terminu na wdrożenie e-Doręczeń jest data rejestracji firmy w CEIDG albo w KRS:

1. W przypadku firm rejestrujących swą działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, skrzynki do E-doręczeń zakładane są podczas rejestracji tych podmiotów.
2. Firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku muszą posiadać adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
3. Firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, zobowiązane będą posiadać adres do e-Doręczeń dopiero od 1 października 2026 roku chyba, że po dniu 1 lipca 2025 roku złożą wniosek o dokonanie zmian w rejestrze.

Dlaczego e-doręczenia są istotne dla przedsiębiorców?
E-doręczenia wprowadzają szereg korzyści dla przedsiębiorców takie jak:

1. Szybkość i wygoda: Elektroniczne doręczenie dokumentów pozwala na niemal natychmiastowe dotarcie pism urzędowych do adresata, bez konieczności oczekiwania na tradycyjne przesyłki pocztowe, co wpływa na poprawę efektywności wymiany dokumentów między przedsiębiorcami, a instytucjami publicznymi.
2. Oszczędność czasu i kosztów: Eliminacja konieczności przesyłania dokumentów pocztą tradycyjną, to oszczędności związane z kosztami wysyłki oraz czasem, który wcześniej był poświęcany na odbiór przesyłek pocztowych.
3. Bezpieczeństwo: E-doręczenia zapewniają ochronę przed nieuprawnionym dostępem do bazy adresów elektronicznych, dzięki bezpiecznemu przesyłaniu dokumentów oraz szyfrowaniu i uwierzytelnianiu tożsamości odbiorcy, co znacząco zmniejsza ryzyko ich utraty oraz fałszerstwa. Nadawca i adresat są identyfikowani podczas nadania oraz odbioru przesyłki, a korespondencja zabezpieczona jest przed możliwością modyfikowania jej treści.

Całościowe wprowadzenie ujednoliconego systemu E-doręczeń pozwoli na usprawnienie i uproszczenie procesu doręczeń dokumentów urzędowych, co wpłynie na poprawę efektywności wymiany dokumentów między przedsiębiorcami, a instytucjami publicznymi.

Przepisy wprowadzające E-doręczenia nie przewidują sankcji za brak założenia skrzynki e-Doręczeń, a do końca 2025 r. obowiązuje okres przejściowy tj. podmioty obowiązane do stosowania e-Doręczeń mogą korzystać z alternatywnych metod doręczeń, tj. operatora pocztowego lub ePUAP.

Nie oznacza to jednak, iż brak realizacji nałożonego na przedsiębiorców obowiązku, odbędzie się dla nich bez konsekwencji. Może się bowiem okazać, że brak założenia skrzynki do E-doręczeń, spowoduje trudności w wymianie korespondencji z organami administracyjnymi lub opóźnieniu w jej doręczeniu, co z punktu widzenia interesów przedsiębiorców, ma niebagatelne znaczenie.

Zachęcamy do założenia skrzynki do E-doręczeń, a jeśli do tej pory tego nie uczyniłeś, chętnie Ci w tym pomożemy. Nasza Kancelaria zajmuje się kompleksową obsługą firma, zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych wpisanych do CEIDG, jak również spółek prawa handlowego wpisanych do KRS.